社会保険労務士・行政書士・一人親方労災・特別加入・各種許認可事務代行・各種保険取り扱い労働保険事務組合“西宮中小企業労務協会”とそのグループ
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①自身及び扶養家族の個人番号に相違ない旨の申立及び利用同意提供書
この書類は該当者が所属会社等に向けて提供する際に用いることが出来る書類です。
会社はこれを使用し個人番号を書面で管理することが出来ます。
※会社は安全管理措置の義務がございますので、(利用、保管、提供、廃棄・削除) 書面で管理する際は施錠できる書庫等を利用してください。
※賃金や報酬を支払うすべての方が対象となります。
②個人番号届出書
この書類は会社が行政手続等の為事務委託先に従業員等該当者の個人番号を提供する事を目的とした書類です。
同様の内容が確認可能であれば必ずしもこの書類の使用を強制するものではありません。
個人特定につながる番号部分につきましては電子媒体に変換後、キリトリ線より切り離され裁断破棄されますのでご安心ください。
※個人番号(マイナンバー)の性質を考慮すると当方では電子媒体に変更して管理していく方法を選択することが最善であろうと考えます。しかし、事務委託者にその作業負担を強いる事はできません。当方で変換作業等を行う際に統一された書式ですと作業の簡素化につながります。可能であれば協力作成の程よろしくお願いいたします。
※内容が確認できるのであれば1枚に複数の該当者を記載していただいて構いません。また世帯ごとに記載されていても構いません。
※健康保険・厚生年金・雇用保険に加入の方々が対象となります。
会社におけるマイナンバーの管理事務見本例
重要なお知らせと①の書類を従業員に配布します。→従業員よりマイナンバーの提出を受けます。
①の書類又は代用書類を会社で保管管理します。→②又は同様の書面を持って事務委託先等へマイナンバーを提出致します。→手続きに使用。
従業員が退職等でマイナンバーの使用をしなくなった場合→①の書類又は代用書類は会社で破棄します。事務委託先も同様に書類や情報を破棄致します。
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